Capire il sistema
Prima di distribuire attività bisogna capire chi è coinvolto, quali sono le dipendenze e dove possono nascere i problemi.
Coordinamento di progetti complessi
Quando i pezzi sono molti, qualcuno deve tenerli insieme.
Non tutti i progetti hanno bisogno di un project manager dedicato. Ma quando persone, fornitori, enti, competenze e attività diverse devono muoversi nella stessa direzione, serve una regia.
È una parte del mio lavoro quando un progetto supera i confini di una singola competenza.
Il problema
La complessità non nasce dal numero di persone. Nasce dalle relazioni tra loro.
Un progetto può coinvolgere persone molto competenti e funzionare comunque male. Succede quando nessuno ha una visione d'insieme, quando le responsabilità si sovrappongono o quando una decisione resta sospesa tra soggetti diversi.
In questi casi il coordinamento serve a rendere visibili le dipendenze, assegnare responsabilità, seguire le scadenze e far circolare le informazioni che servono per decidere.
Non significa fare tutto. Significa fare in modo che le cose necessarie vengano fatte dalle persone giuste.
Cosa significa coordinare
La regia è fatta di cose molto concrete.
Dare responsabilità
Obiettivi, attività, referenti e scadenze devono essere abbastanza chiari da permettere a ogni persona di sapere cosa deve succedere e quando.
Tenere il filo
Un progetto complesso cambia continuamente. Decisioni, ritardi e problemi devono emergere in tempo, non quando ormai sono diventati emergenze.
Coordinare competenze
Non tutte le competenze devono stare nella stessa persona. Il punto è farle lavorare nella stessa direzione, evitando che il cliente debba fare da raccordo.
Comunicare
Quando sono coinvolti enti, fornitori, persone e organizzazioni diverse, la comunicazione non è un accessorio: è parte dell'organizzazione del progetto.
Decidere
Un buon coordinamento non significa organizzare riunioni. Significa aiutare il progetto a prendere le decisioni necessarie e a procedere.
Scalate Leggendarie
Un progetto con molti soggetti, molte tappe e nessun margine per perdere il filo.
Scalate Leggendarie è un esempio concreto di questo tipo di complessità: otto giornate, salite e strade coinvolte, Comuni, Unioni Montane, enti territoriali, associazioni, operatori e soggetti diversi da coordinare.
Il lavoro
Verificare le informazioni, individuare i referenti, organizzare le attività operative e seguire i passaggi necessari perché ogni tappa potesse essere gestita.
La regia
Tenere insieme soggetti diversi, dalle amministrazioni ai referenti locali, dalle esigenze logistiche alle comunicazioni operative, facendo emergere in anticipo ciò che doveva essere risolto.
È un esempio di project management nel senso più concreto del termine: non un ruolo separato dal progetto, ma la capacità di tenere insieme persone, informazioni, decisioni e attività.
Come lavoro
Dare una forma al progetto prima che sia il progetto a imporla.
Mappare
Persone, enti, attività, vincoli, dipendenze e punti critici.
Organizzare
Attività, referenti, scadenze e strumenti di lavoro condivisi.
Coordinare
Seguire l'avanzamento, far emergere i problemi e tenere allineati i soggetti coinvolti.
Chiudere i passaggi
Verificare che le decisioni diventino attività concluse e che ciò che manca abbia un responsabile.
Non sempre serve una regia esterna
Prima di aggiungere una figura, bisogna capire cosa manca davvero.
A volte il problema è una decisione che non è stata presa. Altre volte manca un referente, una competenza o semplicemente un modo condiviso di seguire il progetto.
In questi casi non propongo automaticamente un servizio di project management. Prima cerco di capire quale pezzo manca e se posso occuparmene direttamente, coordinarlo o coinvolgere la persona giusta.
La regia ha senso quando rende il progetto più semplice, non quando aggiunge un altro livello.
Un progetto che sta diventando difficile da tenere insieme?
Partiamo da quello che sta succedendo davvero.
Prima di decidere se serve un project manager, un fornitore, una competenza specifica o semplicemente una direzione più chiara, possiamo capire insieme dove si è inceppato il progetto.
Partiamo da Punto Zero →